Sve o rizicima pri izboru novog softverskog rešenja

Danas na tržištu postoji ogroman broj softverskih rešenja namenjenih različitim potrebama preduzeća. Kompanije koje nemaju sopstvena IT odeljenja ili interne stručnjake često se suočavaju sa izazovima pri izboru odgovarajućeg softverskog rešenja koje bi u potpunosti zadovoljilo njihove potrebe i zahteve poslovanja. Pravi izbor IT rešenja može biti presudan za uspeh kompanija, dok pogrešan izbor može rezultirati značajnim troškovima i negativno uticati na poslovanje. Iako savremena tehnologija donosi brojne prednosti, ona sa sobom nosi i određene rizike. Stoga je procena rizika pri izboru IT rešenja ključna za identifikaciju potencijalnih prepreka i izbegavanje nepoželjnih posledica. U ovom blogu istražićemo ključne korake koje je potrebno preduzeti kako bi ovaj proces bio efikasan i temeljan.

 

1. Jasno definisanje poslovnih zahteva: Precizno definišite, mudro implementirajte

 

Prvi korak u izboru novog softverskog rešenja je jasno definisanje poslovnih zahteva. Pre nego što počnete da istražujete potencijalna rešenja na tržištu, važno je definisati šta tačno vašoj organizacija treba. Postavite sebi sledeća pitanja:

 

• Koji su glavni ciljevi koje želite postići implementacijom novog IT rešenja?
• Koji su ključni zahtevi i funkcionalnosti koje ovo IT rešenje treba da podrži?
• Koji su trenutni problemi ili ograničenja sa postojećim sistemima?

 

Razumevanje ovih aspekata pomoći će vam da suzite izbor i fokusirate se na IT rešenja koja najbolje odgovaraju vašim poslovnim potrebama. Takođe, ovaj proces olakšava komunikaciju sa potencijalnim dobavljačima rešenja, jer ćete biti u mogućnosti da jasno artikulišete šta tačno tražite i zašto vam je novo IT rešenje potrebno.

 

2. Identifikovanje potencijalnih rizika: Tehnički, finansijski i rizici vezani za izbor dobavljača

 

Kada ste jasno definisali svoje potrebe, sledeći korak je identifikacija potencijalnih rizika povezanih sa svakim IT rešenjem koje razmatrate. Ovi rizici mogu uključivati: tehničke rizike, finansijske rizike I rizike vezane za izbor dobavljača rešenja.

 

Tehnički rizici:

 

1. Problemi sa kompatibilnošću: IT rešenje koje nije kompatibilno sa postojećim sistemima može izazvati ozbiljne probleme u radu. Integracija novog softvera sa starijim aplikacijama može zahtevati dodatne resurse i vreme, što povećava složenost projekta. Takođe, nekompatibilnost može dovesti do gubitka podataka ili prekida u radu sistema.
2. Skalabilnost: Ako IT rešenje nije dovoljno skalabilno, može se pokazati neefikasnim kako vaša organizacija raste. Rešenje koje ne može da se prilagodi povećanju obima posla ili broju korisnika može ograničiti budući razvoj i ekspanziju poslovanja. Ovo može rezultirati potrebom za skupim nadogradnjama ili čak potpunom zamenom sistema.
3. Performanse: Loše performanse mogu značajno uticati na produktivnost i korisničko iskustvo. Spori odziv sistema, česta usporenja ili padovi mogu ometati svakodnevne operacije i frustrirati korisnike. Takođe, problemi sa performansama često zahtevaju dodatna ulaganja u hardver ili optimizaciju softvera.
4. Sigurnost: IT rešenja koja nisu dovoljno sigurna mogu otvoriti vrata za cyber napade i ugroziti osetljive podatke. Nedostatak adekvatnih sigurnosnih mera može dovesti do “curenja” informacija, finansijskih gubitaka i narušavanja reputacije kompanije.

 

Finansijski rizici:

 

1. Skriveni troškovi: Često postoje skriveni troškovi koji nisu odmah vidljivi prilikom inicijalne procene. To mogu biti troškovi za dodatne licence, održavanje, ili dodatnih prilagođavanja softvera. Takođe, implementacija novog sistema može zahtevati neplanirane resurse za podršku i obuku.
2. Prekoračenja budžeta: Implementacija IT rešenja može lako premašiti planirani budžet zbog nepredviđenih troškova ili produženja vremena za završetak projekta. Ovo može biti uzrokovano tehničkim poteškoćama, dodatnim zahtevima za funkcionalnosti ili potrebom za dodatnim osobama. Prekoračenje budžeta može ugroziti finansijsku stabilnost projekta i kompanije.
3. Nedostatak povrata investicije: Ukoliko IT rešenje ne donese očekivane koristi, može se pokazati kao loša investicija. Ovo može biti rezultat nepravilne procene koristi ili preuveličanih očekivanja. Nedostatak povrata investicije može imati dugoročne negativne efekte na poslovanje, uključujući smanjenje profitabilnosti i resursa za druge projekte.

 

Organizacioni rizici:

 

1. Otpor prema promenama: Implementacija novog IT rešenja često izaziva otpor među zaposlenima. Ljudi su prirodno skloni da se opiru promenama, posebno kada zahtevaju učenje novih veština ili prilagođavanje novim procesima. Ovaj otpor može usporiti ili otežati implementaciju i smanjiti efikasnost novog sistema.
2. Nedostatak potrebnih veština: Ako vaši zaposleni nemaju dovoljno veština za korišćenje novog IT rešenja, to može predstavljati značajan problem. Nedostatak adekvatne obuke može rezultirati niskim nivoom usvajanja i produktivnosti.
3. Problemi sa obukom: Uvođenje novog sistema zahteva temeljnu obuku korisnika kako bi se osiguralo njegovo pravilno korišćenje. Nedostatak kvalitetne obuke može dovesti do grešaka u radu i smanjenja efikasnosti. Takođe, problemi sa obukom mogu produžiti period prilagođavanja i povećati otpor prema promenama.

 

Rizici vezani za dobavljača:

 

1. Nepouzdanost dobavljača: Rad sa nepouzdanim dobavljačem može rezultirati problemima sa isporukom i kvalitetom rešenja. Dobavljači koji nisu u stanju da ispoštuju rokove ili pruže adekvatnu podršku mogu ozbiljno ugroziti projekat. Pored toga, nepouzdan dobavljač može dovesti do povećanih troškova i nezadovoljstva korisnika.
2. Nedovoljna podrška: Nedostatak adekvatne tehničke podrške može otežati rešavanje problema i održavanje sistema. Dobavljači koji ne pružaju brz i efikasan odgovor na tehničke probleme mogu izazvati frustracije i prekide u radu.
3. Problemi sa održavanjem: IT rešenje koje zahteva česta održavanja može povećati operativne troškove i smanjiti dostupnost sistema. Ako dobavljač ne može da pruži redovno i kvalitetno održavanje, sistem može postati nepouzdan. Ovo može dovesti do neplaniranih prekida u radu i negativno uticati na poslovne operacije.

 

3. Procena i analiza rizika: Planirajte, procenite i preduzmite

 

Nakon identifikacije potencijalnih rizika, ključno je izvršiti detaljnu procenu i analizu svakog od njih kako bi se adekvatno pripremili i smanjili šanse za neželjene posledice. Ova faza uključuje:

 

• Verovatnoću pojave: Kolika je verovatnoća da će se određeni rizik ostvariti?
• Uticaj: Kakav će uticaj imati ako se rizik ostvari? (finansijski, operativni, reputacijski)
• Mitigacija: Koje mere se mogu preduzeti kako bi se smanjila verovatnoća i/ili uticaj rizika?

 

Korišćenje metoda kao što su SWOT analiza (Snage, Slabosti, Prilike, Pretnje) ili matrica rizika može biti veoma korisno u ovoj fazi.

 

4. Izbor prikladnog rešenja i implementacija: Korak po korak ka uspehu sa pravim IT rešenjem

 

Na osnovu analize rizika, možete uporediti različita IT rešenja i izabrati ono koje pruža najbolji odnos između koristi i rizika. Pri donošenju odluke, uzmite u obzir sledeće faktore:

 

• Ukupni trošak: Uključite sve troškove, uključujući inicijalne troškove, troškove održavanja, obuke i nadogradnje.
• Skalabilnost i fleksibilnost: Da li rešenje može rasti sa vašom organizacijom i prilagoditi se promenama u poslovanju?
• Podrška i usluga: Kvalitet i dostupnost tehničke podrške od strane dobavljača.

 

Jednom kada izaberete softversko rešenje, ključni deo procesa je njegova implementacija i kontinuirano praćenje. Planirajte faznu implementaciju sa jasno definisanim ciljevima i rokovima. Redovno pratite performanse rešenja i budite spremni na prilagođavanja kako bi se rešavali eventualni problemi.

 

Zaključak

 

Izbor pravog IT rešenja zahteva pažljivu procenu rizika i strategijsko planiranje. Razumevanjem poslovnih zahteva, identifikacijom i analizom rizika, te pažljivim izborom i implementacijom rešenja, možete minimizirati potencijalne prepreke i izbeći nepoželjne posledice. Na ovaj način, vaša organizacija će biti bolje pripremljena za uspeh u digitalnoj eri.

 

Ukoliko trenutno razmatrate implementaciju novog softverskog rešenja koje će podržati vaše poslovanje i unaprediti efikasnost, a nemate interne resurse koji bi vam na tom putu pomogli, slobodno nas kontaktirajte. Naš tim stručnjaka sa preko 30 godina iskustva u savetovanju i implementaciji softverskih rešenja stoji vam na raspolaganju da vam pruži ključnu podršku u ovom važnom procesu.